Электронная подпись и электронный документооборот по охране труда

Зачем это нужно?

Эксперт: Андрей Москвичев

генеральный директор компании СМАРТА

Федеральный закон № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» разъясняет, что это такое. Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Такой «великий и ужасный»: формат получает все большее распространение во многих организациях и при этом пугает, кажется сложным и непонятным. Пришло время расставить точки над «и», разобраться, как применять ЭП, в чем его очевидные преимущества.

Простая электронная подпись

Это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Коды, пароли или иные средства, являющиеся элементами ПЭП, имеют обобщающее название – ключи ПЭП. Именно простая электронная подпись является самой распространённой.

Простая электронная подпись должна соответствовать определённым правилам. Ключ должен состоять из двух частей: публичной и конфиденциальной (например, номер телефона и код из СМС соответственно).

Нет никаких больших сложностей в оформлении простой электронной подписи. Посещение удостоверяющего центра не требуется.

Документ, прописанный простой электронной подписью, равнозначен бумажному документу только в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством, а также отражено в соглашении между участниками электронного взаимодействия.

Например, вы осуществляете платежи через платёжные системы, но перед этим вы обязательно сначала подпишите определённые договоры, где будут прописаны соглашения между участниками электронного взаимодействия. С работником это должно быть реализовано так же. Что должно быть прописано:

  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
  • обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

В каком документе указываются соглашения между участниками электронного взаимодействия в трудовых отношениях?

В трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору.

При заключении трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору осуществляется определение лица, подписывающего электронный документ, посредством предоставления удостоверения личности – паспорта.

Какая информация указывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору?

Номер телефона и (или) адрес электронной почты, с помощью которых будет осуществляться применение ключей ПЭП.

В трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору указывается обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Электронный документооборот. Зачем это нужно?

В любой организации достаточно процедур, которые требуют взаимодействия с работниками. В части организации сбора подписей, рамках процедур информирования, ознакомления работников организации. Это особенно касается оценки профессиональный рисков, специальной оценки условий труда, с которыми мы обязательно должны ознакомить своих сотрудников. Применяя ЭДО, мы уменьшаем трудозатраты по организации этого процесса. Нам не нужно искать на предприятии каждого сотрудника и собирать подписи. Вы тратите время специалиста по охране труда и работника.

С организацией утверждения, согласования локально-нормативных актов организации та же ситуация. Можно сэкономить время, ведь разработка документов особенно затягивается, когда в процессе участвует большое количество людей.

Конечно, когда мы работаем с третьими лицами, электронный документооборот будет облегчать наше взаимодействии при условии, что наш подрядчик тоже продвинутый и тоже находится с системами электронными документооборота.

Введение электронного документооборота снимает достаточно много вопросов относительно терминологии, именно той, которая используется в локальных нормативных актах. Нужен единообразный подход: сначала в трактование понятии, потом в применении всевозможных каталогов, списков для единого использования и применения. Здесь необходимо наводить порядок.

Электронный документооборот приводит в порядок локальные-нормативных акты. Используя ЭДО, мы вынуждены проводить некую инвентаризацию, убирать лишние документы и использую только те, которые прямо нужны. Разнообразие документов приходит к единообразию. Очевидно: польза от ЭДО весьма ощутима.

Обучение по охране труда в компании «Смарта» - это удобно. С нами вы можно обучаться с любого устройства и в любое удобное время. Практическая часть реализована через виртуальную производственную среду - интерактивные тренажеры. «Смарта» аккредитована по охране труда. Мы гарантируем соответствие программ обучения требованиям Министерства труда и Министерства образования.

Сферы применения простой электронной подписи

Банковская сфера

ключом ПЭП можно считать SMS-пароль или одноразовые пароли с чека, распечатанные в банкомате или терминале банка. Доступ к услуге можно получить после заключения договора на обслуживание.

Госучреждения

подтверждение той или иной операции и получение услуг также происходит через личный кабинет – с помощью ввода уникальных логина и пароля. Но перед их получением гражданину необходимо посетить центр информатизации общества для подтверждения личности.

Страхование

выпуск полиса осуществляется посредством использования ПЭП, где подписание происходит посредством SMS-сообщения.

Сетевой бизнес - Интернет-магазины

взаимодействия между клиентом и продавцом осуществляется через личный кабинет, где логин и пароль выступают своего рода электронной подписью.

E-mail

пользователь вводит пароль каждый раз, когда входит в аккаунт, далее необходимо ввести специальный код, который можно получить по SMS, с помощью голосового вызова или приложения, установленного на телефоне.

Ограничения в применении

Во многих сферах ограничений на использование электронной подписи нет, но это не касается охране труда. Статья 22.1 ТК РФ. «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» гласит:

«Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении:

  • трудовых книжек
  • сведений о трудовой деятельности работников
  • акта о несчастном случае на производстве
  • приказа (распоряжения) об увольнении работника
  • документов, подтверждающих прохождение
  • инструктажей по охране труда

Закажите аутсорсинг охрана труда в компании «Смарта». Аутсорсинг – это не только управление процессами, но и разработка документов. Эксперты «Смарта» проведут оценку профессиональных рисков, выделят основную группу опасностей травмирования работников, помогут в прохождении проверки ГИТ и не только.

Электронный документооборот сфере трудовых отношений. Важные аспекты

Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» диктует вот что:

  • Определены единые технические требования к документам, оформляемым в электронном виде.

  • Утвержден перечень из 124 наименований электронных документов, связанных с работой (не является исчерпывающим).

  • Документы, связанные с вопросами охраны труда, оформление которых возможно в электронном виде:

  • заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой (и наоборот);

  • заявление о замене выдачи молока выдачей равноценных пищевых продуктов (и наоборот);

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка;

  • заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации;

  • согласие работника об информировании о результатах расследования работодателя по месту основной работы;

  • согласие работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, на отстранение от работы на срок, определяемый соглашением сторон, в связи с отказом от перевода либо отсутствием у работодателя соответствующей работы.

Особенности внедрения электронной подписи в трудовых отношениях

Задачами работодателя здесь будет выстроить и технологично оптимизировать процесс и минимизировать затраты. Это не прямые денежные выплаты, а именно снижение трудоёмкости во взаимодействии между странами социального партнёрства.

У работника же есть определенные опасения, как, например, недоверие к новому инструменту, желание защитить свои данные. Может быть много опасений, связанных с использованием ЭП. Это и подделывание электронной подписи, и потеря доступа, и невозможность отследить подписавшего, и так далее.  Мы собрали все риски и подобрали способ защиты.

Не стоит думать, что эти риски являются ограничениям для использования электронной подписи. Профессиональные компании, которые непосредственно занимаются разработкой таких информационных систем, подтвердят: электронная подпись может быть намного надёжнее, чем ручная, во всех отношениях (и с точки зрения подделки, и с точки зрения хранения документов, и с точки зрения удобства её использования).

Применение различных типов электронной подписи при оформлении документов СУОТ

Каковы базовые принципы определения типа подписи:

Для работника:

  • по общему правилу достаточно ПЭП;

  • для важных документов может использоваться УЭП;

  • при наличии у работника и ПЭП, и УЭП – в приоритете УЭП.

Для работодателя всегда УЭП в связи с высоким уровнем ответственности.

Для иных лиц ПЭП или УЭП в зависимости от типа документа или значимости юридического факта подписания

Разработка локального нормативного акта, регламентирующего электронный документооборот в сфере охраны труда

Мы представили структуру корпоративного регламента организации электронного документа оборота: какие разделы должны быть учтены. В дальнейшем мы сможете усовершенствовать ЛНА.

Главное

1. Простая электронная подпись является самой распространённой. Она должна соответствовать определённым правилам, а именно состоять из двух частей: публичной и конфиденциальной.

2. Применяя ЭДО, мы экономим время. Нам не нужно искать на предприятии каждого сотрудника и собирать подписи. Вы тратите время специалиста по охране труда и работника. Мы может эффективно осуществлять документооборот по филиалам.

3. Используя ЭДО, мы вынуждены проводить некую инвентаризацию, убирать лишние документы и использую только те, которые прямо нужны. Разнообразие документов приходит к единообразию.

4. Для работника достаточно ПЭП, для важных документов может использоваться УЭП. При наличии обеих приоритете будет УЭП. Работодателю нужна УЭП.

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы не пропустить новые статьи от ведущих экспертов в сфере охраны труда.

Электронная почта *

Ваши коллеги читают по этой теме:

Новые требования к специалистам по охране труда

Новый профстандарт по Приказу Минтруда России

Изменения в области охраны труда

10 важных изменений в области охраны труда после введения новых требований по приказу Минтруда РФ