Как выстроить процесс эффективного обучения правилам охраны труда

Инструменты взаимодействия и практические советы

Что учесть для организации успешного обучения правилам охраны труда на предприятии?

Решили провести обучение персонала требованиям охраны труда и создать для них комфортные условия работы, соответствующие предписанным в нормативных документах нормам и правилам? Для этого предстоит решить массу задач, разделенных на 4 ключевых зоны внимания:

На первом этапе необходимо подготовить требуемый пакет документов, подписать их, заверив надлежащим образом, а также решить массу экспертных вопросов, как, например, отрыв от производства и правила его оформления. Каждый конкретный случай предполагает набор готовых решений, четко расписанных опытными экспертами.  

Крайне важно грамотно распределить обязанности сотрудников по зонам ответственности. Обучение охране труда – это прерогатива специалистов соответствующего отдела, а ответственность за него возлагается на генерального директора, руководителей линейных подразделений либо на прочих специалистов, указанных в учредительной документации компании либо организации. Независимо от того, кто является ответственным за соблюдение требований по охране труда, следует подготовить обоснование, а в нем четко указать, почему тот или иной человек выбран уполномоченным решать конкретную задачу.

Отдельное внимание нужно уделить вопросам удобства обучения, упрощению процесса без ущерба качеству.

Самая серьезная админответственность возможна в случаях, когда в ходе проверки профильными ведомствами обнаружится факт допуска сотрудников к выполнению ими рабочих обязанностей без обучения. Представители контролирующих органов внимательно сверяют списки работников, которые прошли обучение, с протоколами обучения охране труда и выписками из реестра работодателей. При малейшем несоответствии представленной в этих документах информации на предприятие будут наложены административные взыскания. Вот почему все предусмотренные законом бумаги необходимо заполнять регулярно и правильно.

Весной 2023 года в действие вступили новые правила, обязательные документы (скачать бесплатно их можно на официальном сайте Роструда). С тех пор госпожа Титова, как и другие аудиторы, руководствуется обновленным чек-листом, позволяющим оперативно обнаружить нарушения, а также выявить слабые места процесса обучения, чтобы своевременно их устранить.

Задача №1, которая должна предшествовать началу учебы – правильная мотивация работников, способных посчитать обучение правилам охраны труда навязанным, никому не нужным требованием. Необходимо изыскать ресурсы с учетом специфики деятельности организации, понять, где провести обучение, чтобы оно было максимально эффективным.

По завершению учебы необходимо правильно оформить документацию, соблюдая при этом законодательные нормы и правила. Чтобы любая проверка прошла быстро и без каких-либо претензий со стороны контролирующих инстанций, следует обеспечить удобное хранение отчетности. Практика показывает, что распространенной причиной затянувшегося аудита становится бардак с бумагами, когда проверяющие не могут найти тот или иной документ.

Выделение бюджета и оптимизация процесса учебы

Одним из серьезнейших вопросов, интересующих каждого заказчика, является финансовая сторона: все руководители хотят знать, во сколько им обойдется обучение. До 1.09.2023 существовало четкое описание базового процесса обучения, отнимающего конкретную долю бюджета предприятия. 1 сентября текущего года ситуация изменилась. В соответствии с новыми требованиями, предписывающими, что должно быть в организации обязательно, пришлось выстраивать процессы по совершенно иным принципам, что повлекло за собой резкое увеличение расходов. Однако эксперты уверяют, что это явление временное, и в будущем компаниям придется тратиться лишь на организацию регулярного обучения. К тому же сократить расходы можно будет и другими методами, к примеру, сотрудники, которые не выполняют опасные работы, смогут проходить учебу не ежегодно, а один раз в три года.

1.03.2023 в РФ запустили систему личных кабинетов работодателей, доступ к которым можно получить на официальном сайте ФГИС СОУТ. По состоянию на сентябрь там зарегистрировалось больше 70 тыс. работодателей, 42 тыс. из них уже провели обучение по охране труда или намерены сделать это в ближайшем времени.

Функционал портала позволяет работодателям или уполномоченным сотрудникам самостоятельно вносить сведения о проведенных обучениях. По состоянию на конец сентября уже было сделано более 20 млн. записей.

Интересный факт: чаще всего обучение проводится по вопросам охраны труда при выполнении высотных работ и во время ремонта оборудования. А вот самыми редко изучаемыми оказались программы, связанные с водолазными работами и с театром.

Прежде чем добавлять запись в реестр, нужно убедиться в том, что внутренние документы компании или организации находятся в порядке, информация в них обновлена и она совпадает с данными, вносимыми на сайт ФГИС СОУТ.

Выполнение расчетов и оценка расходов

Стоимость обучения охране труда команды сотрудников из 1 тыс. человек может варьироваться в пределах 9-40 млн. руб., а это 1,5-7% фонда оплаты труда компании либо организации. Мы способны заметно сократить расходы без ущерба качеству обучения.

Для эффективного управления процессом учебы и оптимизации ресурсов необходимо выполнить детальные расчеты и определиться с параметрами расходов. Сотрудники должны обучаться в рабочее время, и это время им оплачивается. Время каждого конкретного сотрудника обходится дороже, чем учебная программа. Максимальная статья расходов – это оплаченное время всех участников мероприятия – как сотрудников, так и людей, которые проводят обучение.

Учесть следует и всевозможные мелкие расходы, такие как подготовка оборудования для помещения, если учеба проходит на базе предприятия, траты, связанные с печатью протоколов, и многое другое.

Важно определиться с оптимальной программой, которая зависит от специфики деятельности (очная/заочная, 8- или 24-часовая, с одним или несколькими преподавателями). Руководствоваться нужно целями и тематикой программы, не забывая о том, что расширенная программа с уроками, которые не являются обязательными, может не понравиться подчиненным.

Бытует мнение, что организация обучения охране труда на предприятии обойдется дешевле, чем на базе внешнего учебного центра, но это не всегда так. Если в штате трудится более 250 человек, выездное обучение окажется выгоднее, ведь расходы на разработку учебных курсов для такого количества людей попросту не окупятся.

Для самостоятельной разработки индивидуальных программ и инструкций по охране труда приходится заниматься подготовкой информационных материалов, методических рекомендаций, формировать комиссию, искать преподавателей, готовить оборудование для учебной аудитории и пр. Это долго и затратно, поэтому куда целесообразнее обратиться в профильную организацию.

Оптимизация расходов

Уменьшить затраты без вреда качеству можно разными способами:

Используя электронную подпись, что особенно актуально для компаний и предприятий, распределенных территориально. Это упрощает процесс систематизации внутренней информации и заметно ускоряет документооборот. Экономия средств в данном случае не столь существенна (всего 1 процент), но вот экономия времени колоссальна.

Как доказать руководству, что персонал нуждается в переобучении?

Направление сотрудников на переобучение и актуализацию знаний в сфере охраны труда 2023 – это правильное решение. Независимо от того, во сколько обойдется организация учебы, она в любом случае будет дешевле, чем штрафы, которые придется заплатить, если в ходе проверки контролирующими ведомствами обнаружатся нарушения.