Как выстроить процесс эффективного обучения правилам охраны труда

Инструменты взаимодействия и практические советы

Планирование бюджета и оптимизация расходов компании/предприятия, минимизация административных рисков и эффективный процесс взаимодействия руководства с подчиненными в плане охраны труда – эти и многие другие вопросы подняла в своей статье Алена Титова – глава департамента обучения «Смарта».

Что учесть для организации успешного обучения правилам охраны труда на предприятии?

Решили провести обучение персонала требованиям охраны труда и создать для них комфортные условия работы, соответствующие предписанным в нормативных документах нормам и правилам? Для этого предстоит решить массу задач, разделенных на 4 ключевых зоны внимания:

  • Регламентация процесса учебы

  • Грамотное планирование

  • Собственно обучение

  • Оформление необходимой документации и ведение учета

На первом этапе необходимо подготовить требуемый пакет документов, подписать их, заверив надлежащим образом, а также решить массу экспертных вопросов, как, например, отрыв от производства и правила его оформления. Каждый конкретный случай предполагает набор готовых решений, четко расписанных опытными экспертами.  

Крайне важно грамотно распределить обязанности сотрудников по зонам ответственности. Обучение охране труда – это прерогатива специалистов соответствующего отдела, а ответственность за него возлагается на генерального директора, руководителей линейных подразделений либо на прочих специалистов, указанных в учредительной документации компании либо организации. Независимо от того, кто является ответственным за соблюдение требований по охране труда, следует подготовить обоснование, а в нем четко указать, почему тот или иной человек выбран уполномоченным решать конкретную задачу.

Отдельное внимание нужно уделить вопросам удобства обучения, упрощению процесса без ущерба качеству.

Максимальное количество несчастных случаев на производстве зафиксировано во время выполнения высотных работ. Вот почему к освоению программ обучения по правильному их проведению необходимо подходить с максимальной ответственностью и ни в коем случае не экономить на этом вопросе. Учеба должна проходить в соответствии с Порядком 2464, а также согласно отдельным законодательным актам, регламентирующим сферу охраны труда и техники безопасности.

Залог успешного выполнения всех без исключения процессов состоит в правильном планировании. Обучение, которое не спланировали надлежащим образом, не принесет желаемого результата. Более того: это влечет за собой риски нарушения законодательных норм, а значит, грозит внушительными штрафами.

Самая серьезная админответственность возможна в случаях, когда в ходе проверки профильными ведомствами обнаружится факт допуска сотрудников к выполнению ими рабочих обязанностей без обучения. Представители контролирующих органов внимательно сверяют списки работников, которые прошли обучение, с протоколами обучения охране труда и выписками из реестра работодателей. При малейшем несоответствии представленной в этих документах информации на предприятие будут наложены административные взыскания. Вот почему все предусмотренные законом бумаги необходимо заполнять регулярно и правильно.

Весной 2023 года в действие вступили новые правила, обязательные документы (скачать бесплатно их можно на официальном сайте Роструда). С тех пор госпожа Титова, как и другие аудиторы, руководствуется обновленным чек-листом, позволяющим оперативно обнаружить нарушения, а также выявить слабые места процесса обучения, чтобы своевременно их устранить.

Задача №1, которая должна предшествовать началу учебы – правильная мотивация работников, способных посчитать обучение правилам охраны труда навязанным, никому не нужным требованием. Необходимо изыскать ресурсы с учетом специфики деятельности организации, понять, где провести обучение, чтобы оно было максимально эффективным.

В России функционирует более 4 тыс. специализированных центров обучения. Одно из них находится в ведении компании «Смарта», благодаря сотрудничеству с которой охрана труда на любом предприятии будет выведена на принципиально новый уровень. Качественные продукты и инновационные практические решения «Смарты» уже помогли тысячам российских компаний создать безопасные условия труда и решить все связанные с этим вопросы не только с высочайшим профессионализмом, но и с поразительной оперативностью.

По завершению учебы необходимо правильно оформить документацию, соблюдая при этом законодательные нормы и правила. Чтобы любая проверка прошла быстро и без каких-либо претензий со стороны контролирующих инстанций, следует обеспечить удобное хранение отчетности. Практика показывает, что распространенной причиной затянувшегося аудита становится бардак с бумагами, когда проверяющие не могут найти тот или иной документ.

При наличии на предприятии специальной комиссии, занимающейся обучением охране труда, она может заниматься подготовкой специалистов при условии, что те не входят в ее состав.

Выделение бюджета и оптимизация процесса учебы

Одним из серьезнейших вопросов, интересующих каждого заказчика, является финансовая сторона: все руководители хотят знать, во сколько им обойдется обучение. До 1.09.2023 существовало четкое описание базового процесса обучения, отнимающего конкретную долю бюджета предприятия. 1 сентября текущего года ситуация изменилась. В соответствии с новыми требованиями, предписывающими, что должно быть в организации обязательно, пришлось выстраивать процессы по совершенно иным принципам, что повлекло за собой резкое увеличение расходов. Однако эксперты уверяют, что это явление временное, и в будущем компаниям придется тратиться лишь на организацию регулярного обучения. К тому же сократить расходы можно будет и другими методами, к примеру, сотрудники, которые не выполняют опасные работы, смогут проходить учебу не ежегодно, а один раз в три года.

1.03.2023 в РФ запустили систему личных кабинетов работодателей, доступ к которым можно получить на официальном сайте ФГИС СОУТ. По состоянию на сентябрь там зарегистрировалось больше 70 тыс. работодателей, 42 тыс. из них уже провели обучение по охране труда или намерены сделать это в ближайшем времени.

Функционал портала позволяет работодателям или уполномоченным сотрудникам самостоятельно вносить сведения о проведенных обучениях. По состоянию на конец сентября уже было сделано более 20 млн. записей.

Интересный факт: чаще всего обучение проводится по вопросам охраны труда при выполнении высотных работ и во время ремонта оборудования. А вот самыми редко изучаемыми оказались программы, связанные с водолазными работами и с театром.

Прежде чем добавлять запись в реестр, нужно убедиться в том, что внутренние документы компании или организации находятся в порядке, информация в них обновлена и она совпадает с данными, вносимыми на сайт ФГИС СОУТ.

Если перевод сотрудника на новую должность не влечет за собой необходимости получения им новых знаний, во внутренней документации нужно сделать соответствующую отметку («Обучение не требуется»). Если же новая должность подразумевает получение и новых знаний, работник должен освоить соответствующую программу с отрывом от производства.

Каких-либо единых требований по оформлению такого отрыва нет, каждый работодатель сам решает, как его описывать, и какие данные вносить в табель. Но в любом случае обучение проводится в рамках трудовых отношений и является оплачиваемым.

Выполнение расчетов и оценка расходов

Стоимость обучения охране труда команды сотрудников из 1 тыс. человек может варьироваться в пределах 9-40 млн. руб., а это 1,5-7% фонда оплаты труда компании либо организации. Мы способны заметно сократить расходы без ущерба качеству обучения.

Для эффективного управления процессом учебы и оптимизации ресурсов необходимо выполнить детальные расчеты и определиться с параметрами расходов. Сотрудники должны обучаться в рабочее время, и это время им оплачивается. Время каждого конкретного сотрудника обходится дороже, чем учебная программа. Максимальная статья расходов – это оплаченное время всех участников мероприятия – как сотрудников, так и людей, которые проводят обучение.

Учесть следует и всевозможные мелкие расходы, такие как подготовка оборудования для помещения, если учеба проходит на базе предприятия, траты, связанные с печатью протоколов, и многое другое.

Важно определиться с оптимальной программой, которая зависит от специфики деятельности (очная/заочная, 8- или 24-часовая, с одним или несколькими преподавателями). Руководствоваться нужно целями и тематикой программы, не забывая о том, что расширенная программа с уроками, которые не являются обязательными, может не понравиться подчиненным.

Бытует мнение, что организация обучения охране труда на предприятии обойдется дешевле, чем на базе внешнего учебного центра, но это не всегда так. Если в штате трудится более 250 человек, выездное обучение окажется выгоднее, ведь расходы на разработку учебных курсов для такого количества людей попросту не окупятся.

Для самостоятельной разработки индивидуальных программ и инструкций по охране труда приходится заниматься подготовкой информационных материалов, методических рекомендаций, формировать комиссию, искать преподавателей, готовить оборудование для учебной аудитории и пр. Это долго и затратно, поэтому куда целесообразнее обратиться в профильную организацию.

Учебный центр вправе изменять количество учебных часов без необходимости переаккредитации

Оптимизация расходов

Уменьшить затраты без вреда качеству можно разными способами:

1. Определив способ обучения (очное или дистанционное, если последнее допустимо с учетом специфики деятельности компании). Таким образом, можно снизить расходы не менее, чем на 15 процентов.

2. Подобрав оптимальную длительность учебы. Если законом не предусмотрено иное, работодатели и учебные центры могут устанавливать продолжительность обучения по своему усмотрению. Убрав из программы ненужные или пересекающиеся темы, реально уменьшить расходы не менее, чем на 46 процентов.

3. Автоматизировав самые трудозатратные процессы (планирование, оформление результатов и пр.). Это сократит траты в среднем на 20 процентов.

Используя электронную подпись, что особенно актуально для компаний и предприятий, распределенных территориально. Это упрощает процесс систематизации внутренней информации и заметно ускоряет документооборот. Экономия средств в данном случае не столь существенна (всего 1 процент), но вот экономия времени колоссальна.

Важно! Электронная подпись неприменима по отношению к инструктажу по охране труда.

5. Корректное планирование, чтобы на обучение направлялись именно те сотрудники, которым это необходимо. Так удастся сэкономить 8,5 процентов расходов и привести в порядок требуемую документацию.

6. Выводя в аутсоринг ряд функций.

В обязательном порядке учитывается направление деятельности компании/организации/предприятия, а также ее специфика. От этого напрямую зависят риски и адаптация программ под потребности каждого конкретного подразделения и профессии.

Как доказать руководству, что персонал нуждается в переобучении?

Направление сотрудников на переобучение и актуализацию знаний в сфере охраны труда 2023 – это правильное решение. Независимо от того, во сколько обойдется организация учебы, она в любом случае будет дешевле, чем штрафы, которые придется заплатить, если в ходе проверки контролирующими ведомствами обнаружатся нарушения.

Ваши коллеги читают по этой теме:

Новые требования к специалистам по охране труда

Новый профстандарт по Приказу Минтруда России

Изменения в области охраны труда

10 важных изменений в области охраны труда после введения новых требований по приказу Минтруда РФ